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御社の共有フォルダ、まだ「待ち時間」だらけ？ HDD管理から脱却し、Googleが提供する「本当のDX」を体験する方法

御社の共有フォルダ、まだ「待ち時間」だらけ？ HDD管理から脱却し、Googleが提供する「本当のDX」を体験する方法

2025/11/06

「〇〇さん、そのExcelファイル、早く閉じてくれない？」

社内の共有フォルダ（HDD）で、こんな「待ち時間」が発生していませんか？
上司から「全員、このExcelに数字を入力するように」と指示があっても、
誰かがファイルを開いていて、編集できない。
そもそも回線の問題で共有フォルダに繋がらない。
誰かがファイルを移動させてしまい、データがどこに行ったか分からない。
これらの「待ち時間」や「探す時間」は、今や無駄な時間でしかありません。
もし、みんなが自分の席から、好きなタイミングで、同時に資料を入力したり、閲覧したりできれば、もっと時間を有効活用できると思いませんか？
それGoogle Driveで解決できます。

1. なぜ「Google Drive」が最初の答えなのか？

その「無駄」を解決するために、私は「Google Drive」の導入を強く推奨しています。
「でも、クラウドってよく分からないし、コストやセキュリティが不安…」そう思われるかもしれません。
しかし、Google Driveには、その不安を解消する明確な理由があります。
コストの不安がない（無料で試せる）多くの方がすでにGoogleアカウントをお持ちかと思いますが、Google Driveは無料アカウントでも15GBまで利用可能です。
まずは「クラウド管理」がどれほど便利か、コストをかけずに試すことができます。
セキュリティの信頼性が高い「クラウドはサイバー攻撃が怖い」というイメージがあるかもしれませんが、Googleはセキュリティに莫大な投資をしています。
実際、ANA（全日本空輸）のような大企業も導入しており、その信頼性は折り紙付きです。（※1）
検索性が圧倒的に高いさすが検索エンジンのGoogleだけあって、ファイル名だけでなく、ExcelやWord、PDFの中の「単語」ですら検索できます。
「あの資料どこだっけ？」という"探す時間"が、劇的に減るのです。
（※1）Google Driveのセキュリティについて詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
Google公式：Google Driveのセキュリティ
参考記事：Googleドライブのセキュリティは安全？

2. その使い方、まだ「HDD時代」と同じです

さて、ここからは、すでにGoogle Driveを導入している方へのお話です。
Google Driveに、ExcelやWordのファイルを「そのまま」保存して、「クラウド化できた」と安心していませんか？
たしかに、どこからでもアクセスできるようになったかもしれません。
でも、よく見ると、こんなことが起きていませんか？
ファイル名に「_最終版」「ver2」「（日付）修正」といった"呪文"が増え続け、結局どれが最新か分からなくなる。
誰かがExcelファイルを開いていると、他の人が編集できず、結局HDD時代と同じ『待ち時間』が発生している。
複数人が同時に編集しようとして保存したら、誰かのデータが上書きされて消えてしまった…。
心当たりのある方は、残念ながら「クラウドの便利さ」を半分も活かせていません。
その使い方では、保管場所がHDDからクラウドに変わっただけで、本質的な業務効率は上がっていないのです。

3. 「Google スプレッドシート」が解決する本当の価値

そのすべての問題を一瞬で解決するのが、「Google スプレッドシート」（Google ドキュメントなど）です。
これらGoogleのツールこそが、Google Driveというクラウド上で真価を発揮します。
先ほどの3つの「痛み」が、どのように解決されるかご覧ください。
「呪文（最終版ファイル）」が不要になります。
スプレッドシートにはExcelのような「保存」ボタンがありません。
入力するたびに「自動で」保存され続けるため、ファイルは常に「最新版」です。
ファイルは"一つ"で十分なのです。
「編集待ちの時間」がゼロになります。
スプレッドシート最大の特徴が「リアルタイム同時編集」です。
10人が同時に同じファイルを開き、編集できます。
「〇〇さんの作業待ち」という概念そのものが無くなります。
「データ消失・上書き」の恐怖がなくなります。
誰がどこを編集しているかがリアルタイムで見えます。
万が一、誰かが間違ってデータを消してしまっても、「いつ・誰が・何を」したかの履歴がすべて記録されており、数クリックで元に戻すことができます。

さらに最近では、Google DriveにAI（Gemini）が搭載され、ファイルを開くことなく中身を要約させることまで可能になっています。
ExcelをDriveに保存するだけでは、この「本当のDX」は決して体験できないのです。

4. まずは「無料」で、その利便性を感じてください

ここまで読んで、「自分たちにもできるだろうか」と不安に思われたかもしれません。
大丈夫です。
まずは無料のアカウントで、Google Driveの使い勝手、検索性の高さ、そしてスプレッドシートの「リアルタイム同時編集」がいかに便利か、その利便性を体感してみてください。
もちろん、本格的にビジネスで導入するとなると、有料のビジネスプランをお勧めしています。
その際には、「どうやってファイルを整理すればいいの？」「自社のこの業務、本当にスプレッドシートで管理できる？」といった、新たな悩みも出てくるはずです。

弊社は、そのような「ちょっと相談したい」「自社のデータでも使えるのか知りたい」という方のために、無料相談を受け付けております。
御社にとって最適なクラウド化の第一歩を、一緒に伴走します。ぜひ、お気軽にご相談ください。

▶︎ [無料相談を申し込む]

山本宏征 (やまもとひろゆき)

繊維製品品質管理士を取るほどの繊維が好きです。

そして同じぐらい便利でスムーズなことができるAIやITツール好き。

どんなことが出来るのか？アイデアばかり考えている人間です。

のめり込むと徹底的に掘り下げるタイプです。

繊維のことを知りたくて【繊維製品品質管理士】の資格まで取りました。

これまで在籍した会社でも「より効率よくスムーズに仕事を進めるには？」と考えながら営業職の傍ら、現場から自分でITツールを導入し環境を変えてきました。
繊維を販売するだけでなく、働き方の変化を支えるために、皆さんの伴走者になれると考えました。

繊維業界で15年以上の経験を持ち、営業・素材開発・品質管理など幅広い実務に携わってきました。

様々生産現場に足を運び、モノづくりの現場を見てきました。

だからこそ、『現場』で『なんでこんなことを…』と"もどかしさ"を感じている気持ちが理解できます。

『変えたいけど、どうすればいいか分からない』『誰に相談したらいいか分からない』と立ち止まっている方々へ。

まずはその不安や悩みを、『スッキリ』するまで私に話してみませんか？

私は『モノ（システム）』を売ることが仕事ではありません。

私の役割は、繊維業界の『現場』を理解し、『IT・AI』の知識を使って皆さんの『唯一の伴走者』として、皆さんの声をひたすら『傾聴』することです。

対話を通じて思考を整理し、皆さんご自身の中にある『答え（原点）』と『改善する力』に『気づく』ためのお手伝いをします。

私は、作り手の『"感情"こそが『いい商品』を生む原点』だと固く信じています。

『課題の見える化』のサポートで『"いい土壌（環境）"』を耕し、『勉強会や知識』を通じて『"いい種（知識）"』を蒔く。

この2つのアプローチと、私の『"いい手入れ（サポート）"』で、皆さんが『いい感情』を持って『いい商品づくり』に向かえる。

そう考えています。それは『一人でも多くの人が幸せになる選択』だと信じています。

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