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毎日のメール返信を自動化する方法【繊維業界向け】

毎日のメール返信を自動化する方法【繊維業界向け】

2026/06/18

繊維業界でメール対応が多く、返信に時間がかかっている方向けに、Googleの自動化ツールを使ったメール自動化の実例を紹介します。

仕組みは完成しましたが、「上手くいったこと」と「どうしても上手くいかなかったこと」を共有します。

皆さんの業務効率化のヒントになれば幸いです。

メールの返信、AIが書いてくれたら…

そんな願いを叶えてくれる自動化ツールが、Google Workspaceにはあります。

そもそも「Google Workspace」、「Workspace Studio」って何？「Google Workspaceって何？」

そう思った方もいるかもしれません。
月額料金を払って使う、会社向けのGoogleサービス（Gmailやスプレッドシート、カレンダーなど）となります。

普段使っている無料で作成できる「@gmail.com」のアカウントとは違いは、会社のドメイン（@自社名.co.jpなど）でメールが使えたり、セキュリティ・容量・サポートが強化されていることが特徴です。

↓Google Workspaceの公式ページです。

Google Workspace

そして今回ご紹介する「Workspace Studio」は、このGoogle Workspaceに加入している方が使える自動化ツールです。

「Workspace Studio」とは？

↓Workspace Studioの公式ページです。
Google Workspace Studio: Gemini を活用したエージェント型 AI でワークフローを自動化

自然な言葉で指示を出すだけで、いろんな作業を自動化できるツールです。
繊維業界の仕事で自動化できないか、いろいろ試しているところです。
今回、私はこのツールを使って、こんな仕組みを作ってみました。

Workspace Studioで作る「メール仕分け＆返信文自動作成」

メールが届く
AIが「重要なメール」だけを選び出す
AIが過去の私のメールを読み込んで、私らしい返信文を考える
AIは届いたメールの過去のやり取り、文脈から返信文を作成
自動作成して返信文をGmailの「下書き」にそのまま保存する

朝メールを開いたら、もう返信文ができている。
保存された返信文を読んで、確認、必要なら修正して送信。
そんな状態を目指しました。
「えっ、そんなことできるの？」
はい、できるんです！

仕組みは、完璧に動いた

少しコツはいりますが、ほとんど自然言語でスムーズにできました。

メルマガや通知メールを自動で除外する「条件分岐」
過去の送信メールを読み込んで、自分の文体を再現する
署名が二重になる問題も、プロンプトの工夫で解決

私は全くプログラミングコードは書けませんので、GoogleのAI、Geminiと会話しながらここまで形にできました。
「これは使える！」と、テンションが上がりました。

最後にぶつかった「ちょっとした壁」

ただ、最後にひとつ、どうしても乗り越えられない壁がありました。
それは「改行がされない時と、される時がたまにある」という問題です。
AIはきちんと改行した文章を作ってくれています。

しかし、改行がすべて「半角スペース」に変換されてしまう現象が発生しました。
結果、文章が1行にベターっと繋がった状態で、下書きに入ってしまう。
いくつか対策を試してみました。

「改行して」と言い方を変えてみる → ✖
HTMLの改行記号を仕込んでみる → ✖
「Enterを2回押して」と力技で指示する → △　できるときも、できないときもある

「惜しい！」っというのが正直な感想です。
仕組みはほぼ完成しているのに、最後の最後で手直しが必要になる。
「もう少しで完璧なのに……」という気持ちです。

でも、個人的には大満足です。
下書きに保存された文章に、私は必ず目を通してから送信するので、改行しながらチェックできます。
時間をみて、また改善してみようという気軽な考えです。

私はメール返信を0から行った場合、1通あたり3～5分程度はかかります。
やり取りが長期に渡っていて、かつ話が複雑になってきたものは 1通あたり10分～20分以上返信文を考えるのにかかってしまいます。

しかし、0から考えていた返信文の土台だけでも、作成してくれていて、チェックしながら改行するだけならば私の負担は軽くなります。

3～5分のメール　→　1分程度で返信 最大80％削減
10～20分以上のメール　→　5～7分程度で返信　 最大75％削減

メール返信をするとなると私の頭の中では、以下のような流れになります
①文脈を思い出す→②何をどう伝えようか考える→③文章にする→④チェックして送信
この返信文の自動化で私が行うのは④のみです。
これを体験すると返信文を考える①～③が想像より負担だったことに気がつきます。

AIに書かせる＝さぼり、ではない

「メールはぜんぶAIに書かせればいい」
でも、そういうことではないと思っています。

AIが作った文章を、ノーチェックでそのまま送る。
それは、相手への敬意を欠くことになると考えていますし、自分の思いも伝わらない。
私が目指しているのは、そういう使い方ではありません。

AIに「土台」だけ作ってもらう。
あとは自分の目で確認して、必要なところだけ直して送る。

文脈を思い出して、言葉を選んで、文章にして……という
①〜③のプロセスをAIに任せることで、自分のリソースを、本当に必要なことに使えるようになる。

お客様との対話
自分にしかできない判断
次の一手を考える時間

そこに集中できるようになる、というのが私の実感です。
メールの返信に疲弊しているなら、AIに土台を作らせることは、今の時代では、決して間違いではないと思っています。

「惜しい」は、失敗じゃない

ここで私が伝えたいのは、「自動化は難しい」ということではありません。
やってみたからこそ、「ここまではできる」「ここはまだ難しい」が分かった。
これは、やってみないと手に入らない経験です。

「使えるかどうか」を判断するためには、まず「使ってみる」しかない。
そうやって少しずつ、自社の業務に合う形を探っていく。
その積み重ねが、確かな力になっていくと思います。

AIと自社業務の組み合わせを、どれだけ早く、どれだけ多く経験できるか。
その差が、じわじわと、でも確実に、これからの仕事のしやすさに影響してくると感じています。

私もここから理想の自動化に向けて、試行錯誤を繰り返し、また成長できると考えています。

Google Workspaceに入っているなら、まず触ってみる

もしすでにGoogle Workspaceに加入されているなら、使えるAIツールは実はかなり豊富です。
無料のGoogleアカウントだけでは使えない機能も、たくさんあります。

「これ、自分たちの仕事に使えるかな？」
「どんなことに使えるのか？」

そんな視点で、まずは触ってみる。
うまくいかないことがあっても、それは「失敗」ではなく「経験」です。
その経験が積み重なれば、自社で課題を解決していく力が、少しずつ育っていくはずです。

「惜しい」を「完璧」にする、最後のひと手間

ただ、正直に言うと、全く使ったことのないところから、メールの返信文の自動作成はちょっと時間がかかりますし、大変です。

「ここまで自分でやってみたけど、最後の仕上げだけ一緒に考えてほしい」
「こんなことが自動化できたら助かるんだが、どうやってやればよいのか相談させてほしい」

そんな時は、bridgeのサービスをご活用ください。
「D：デジタル相談室」では、Google WorkspaceやAIツールの使い方について、あなたの会社の状況に合わせて一緒に考えます。

壁打ち相手として気軽にお使いください。

さらに一歩進めたい方には、現在構築を進めている「F：データを、貯める仕組みをつくる」というプランも展開予定です。

メールの自動化だけでなく、業務全体のデジタル化を一緒に設計していきます。
まずは「こんなこと相談していいのかな？」くらいの気持ちで、十分です。

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bridge 山本宏征 (やまもとひろゆき)

IT・AIのモヤモヤ、まるごと引き受けます。
繊維製品品質管理士（TES）資格保有。

繊維業界で15年以上の経験を持ち、営業・素材開発・品質管理など幅広い実務に携わってきました。
様々な生産現場に足を運び、モノづくりの現場を見てきました。

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